Privacy verklaring

0.PREAMBULE
In onderstaand privacyreglement is vastgelegd hoe er met de verwerking van de Persoonsgegevens
wordt omgegaan, en vormt daarmee een nadere uitwerking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle Persoonsgegevens waarvan de NFG kennis draagt
alsmede alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft ten behoeve van
de functie informatie en klachtenopvang te regelen. Onder juist gebruik wordt verstaan:
De wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van
Persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften en normen van maatschappelijk fatsoen.
Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor
het doel waartoe zij worden beheerd.
Ook geeft dit reglement de regels die gelden ten aanzien van de meldingen die in bepaalde gevallen
gedaan moeten worden van verwerkingen van Persoonsgegevens bij het College Bescherming
persoonsgegevens.

1. BEGRIPSBEPALINGEN
   In aanvulling op de Wet bescherming Persoonsgegevens wordt in dit reglement verstaan:

• NFG, Stichting NFG of de NFG: Daarmee wordt bedoeld de Stichting Nederlandse Federatie
  Gezondheidszorg zoals ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en
  Fabrieken voor Drenthe, onder nummer 54322553.
• Registerlid: Professionele (psychosociale) hulpverleners die zijn toegetreden tot de registers van
  de Stichting NFG.
• de wet: Wet bescherming Persoonsgegevens;
• Persoonsgegeven: Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
• verwerking van Persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking
  tot Persoonsgegevens binnen de NFG;
• (interne) Persoonsverwerking: Een al dan niet geautomatiseerde verzameling van op
  verschillende personen betrekking hebbende gegevens, in het kader van de dienstverlening aan
  registerleden c.q. betrokkenen verzameld en hiervoor alsmede voor het intern management en
  voor signalering binnen de organisatie van de verantwoordelijke te gebruiken;
• (externe) Persoonsverwerking: Een al dan niet geautomatiseerde verzameling van gegevens,
  zijnde een selectie uit de interne Persoonsverwerking waarop anonimisering heeft
  plaatsgevonden en die gebruikt wordt in het kader van de signalering van structurele
  tekortkomingen in de voorlichting, de zorg dan wel het klachtrecht
• Beheerder: Het bestuurslid c.q. de bestuursleden van de Stichting NFG belast met de dagelijkse
  leiding over de verwerking van Persoonsgegevens;
• Betrokkene: Iedere natuurlijk persoon op wie een gegeven betrekking heeft;
• het College bescherming persoonsgegevens: Het College dat de taak heeft toe te zien op de
  verwerking van Persoonsgegevens overeenkomstig het bij of krachtens de wet bepaalde.
• Gebruiker: Degene die door de Beheerder geautoriseerd is om gegevens in de
  Persoonsverwerking in te voeren, te muteren en/of te bewerken, dan wel van enigerlei uitvoer
  van de Persoonsverwerking kennis te nemen.
• Geregistreerde: De persoon over wie in de registratie op systematische wijze Persoonsgegevens
  zijn opgenomen. Dit kan de cliënt, het Object of een Derde zijn.
  Reglement Privcay NFG v0.01 2017 3
• Object: De persoon of instantie over wie een Kwestie handelt.
• Derde: Een persoon of instantie anders dan de cliënt of het Object waarmee de Stichting NFG in
  het kader van de afhandeling van een Kwestie contact heeft c.q. kan hebben.
• Kwestie: Het verhaal (vraag, klacht of melding) ten aanzien van het Object waarmee een
  Betrokkene de Stichting NFG benadert.

1. REIKWIJDTE
2. Dit reglement is van toepassing op zowel geautomatiseerde als handmatige verwerking van
   Persoonsgegevens binnen de Stichting NFG.
3. DOEL VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
4. Hoofddoelstelling van de Persoonsverwerking is het vastleggen van gegevens noodzakelijk voor
   de goede uitvoering van de dienstverlening aan registerleden door de Stichting NFG.
5. De Persoonsverwerking dient tevens ter ondersteuning van het interne management van de
   Stichting NFG.
6. De Persoonsverwerking dient daarnaast als instrument ter verzameling van gegevens ten
   behoeve van de signalering van structurele tekortkomingen in de dienstverlening van een
   Registerlid dan wel het WkkGz-klachtrecht of ter ondersteuning van het kwaliteitsbeleid van de
   Stichting NFG.
7. VOORWAARDEN VOOR VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
8. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige
   wijze verwerkt.
9. De Persoonsverwerking bevat niet meer gegevens dan voor de hiervoor genoemde doelen
   noodzakelijk is.
10. De Beheerder verstrekt aan de Gebruiker bepaalde bevoegdheden tot invoer, mutatie of
    bewerking. Dit gebeurt steeds onder verantwoordelijkheid van de Beheerder.
    Hij houdt bij welke personen tot welk gebruik bevoegd zijn.
11. Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde
    doeleinden verzameld, als omschreven in artikel 3.
12. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
    a. de Betrokkene voor de verwerking toestemming heeft verleend;
    b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de
    Betrokkene partij is;
    c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
    d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een evident belang van de
    Betrokkene;
    e. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak;
    f. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang
    van de verantwoordelijke of een Derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het
    belang van de persoonlijke levensfeer van degene van wie de gegevens worden verwerkt
    zwaarder weegt.
13. De verwerking van Persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging,
    politieke gezindheid, gezondheid en/of seksuele leven betreffende het (Register)lidmaatschap
    Reglement Privcay NFG v0.01 2017 4
    van een vakvereniging is verboden, tenzij de verwerking geschiedt door de Stichting NFG in het
    kader van zijn registrerende taak voor registerleden, zoals omschreven in de statuten c.q.
    huishoudelijk reglement van de Stichting NFG.
14. Bijzondere Persoonsgegevens worden verwerkt door personen die uit hoofde van ambt,
    beroep, wettelijk voorschrift of krachtens overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
15. Het bestuur van de Stichting NFG dient ervoor te zorgen dat de gegevens, indien digtaal c.q. ‘in
    the cloud’ zijn opgeslagen, alleen binnen de grenzen van Nederland of de EU bewaard blijven.
16. INFORMATIEPLICHT
17. De Beheerder zorgt ervoor dat de Betrokkene wordt geïnformeerd over de identiteit van de
    verwerkende instantie en het doel van de verwerking.
18. De Beheerder zorgt ervoor dat de Betrokkene wordt geïnformeerd over de Persoonsgegevens
    die worden verwerkt en met welk doel, wat er met de gegevens gebeurt en wie daarvoor
    verantwoordelijk is en over het recht van de Betrokkene om bezwaar te maken tegen de
    gegevensverwerking op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden.
19. De Beheerder dient zich ervan te overtuigen dat Betrokkene over deze informatie kan
    beschikken.
20. Indien de Betrokkene bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking op grond van bijzondere
    omstandigheden, wordt het bezwaar binnen vier weken na ontvangst beoordeeld door het
    bestuur van de Stichting NFG.
21. CATEGORIEËN VAN PERSONEN WAARVAN PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT
22. In het kader van de in artikel 3 genoemde doelstelling worden gegevens verwerkt betreffende
    de volgende categorieën van personen:
    a. Alle natuurlijke personen die zich laten inschrijven in een van de regsiters die beheerd
    worden door de Stichting NFG.
    b. Alle rechspersonen die zich laten inschrijven in een van de registers die beheerd worden
    door de Stichting NFG.
    c. Natuurlijke – of privaatrechtelijke personen die zich middels email of per brief contact
    hebben of zoeken met de Stichting NFG.
    d. Clienten van registerleden die contact onderhouden c.q. zoeken met de Stichting NFG in
    het kader van de Wkkgz.
    Van bovengenoemde categorieën van personen, worden de in bijlage A. van dit reglement
    opgenomen Persoonsgegevens verwerkt. Bijlage A vormt een onlosmakelijk deel van dit reglement.
23. BEWAARTERMIJN
24. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften worden de in het dossier opgenomen
    gegevens omtrent de inschrijving van het Registerlid gedurende 7 jaar bewaard, te rekenen vanaf
    de dag dat ze zijn vervaardigd of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed
    hulpverlener voortvloeit en worden daarna verwijderd en vernietigd.
    Reglement Privcay NFG v0.01 2017 5
25. Indien gegevens onjuist dan wel onvolledig zijn opgenomen, draagt het verantwoordelijke
    Registerlid zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die
    gegevens. De verwijderde gegevens worden vernietigd.
26. TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS
27. Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake, hebben slechts toegang tot de
    Persoonsgegevens de door de Beheerder aangewezen personen van de Stichting NFG en het
    Registerlid of diegene die bevoegd zijn uit naam van het Registerlid te mogen handelen.
28. RECHT OP WEIGERING REGISTRATIE
29. Een Betrokkene – niet zijnde een Registerlid van de Stichting NFG – heeft altijd het recht om
    verwerking van tot zijn persoon herleidbare gegevens te weigeren c.q. zijn toestemming
    hiervoor te onthouden. Deze weigering kan ook een deel van de Persoonsgegevens betreffen.
30. Een Betrokkene – niet zijnde een Registerlid van de Stichting NFG – heeft niet het recht om een
    anonieme registratie van het contact met hem te weigeren.
    10.RECHT OP INZAGE EN AFSCHRIFT
31. Een Geregistreerde heeft recht op inzage in de gegevens van het deelbestand Interne
    Persoonsverwerking, voor zover deze gegevens op hem betrekking hebben en met de inzage niet
    de privacy van anderen in het geding komt.
32. Wanneer daartoe een verzoek is ontvangen, dient de inzage binnen een termijn van vier weken
    of zoveel eerder als mogelijk, plaats te vinden.
33. Voor het verkrijgen van afschriften van de Persoonsverwerking mag de Beheerder de werkelijk
    gemaakte kosten in rekening brengen aan de verzoeker, tot het wettelijk vastgelegde maximum.
34. De Beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
    11.RECHT OP CORRECTIE EN AANVULLING
35. Een Geregistreerde kan de Beheerder schriftelijk verzoeken om de hem betreffende
    Persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze
    feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel
    anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te
    brengen wijzigingen.
36. De Beheerder bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, bij
    voorkeur schriftelijk, of hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
37. De Beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
    Reglement Privcay NFG v0.01 2017 6
    12.VERSTREKKING EN UITWISSELING VAN PERSOONSGEGEVENS
38. Aan personen en/of instanties buiten de Stichting NFG worden slechts Persoonsgegevens van
    een Betrokkene verstrekt, voor zover dat relevant is in het kader van de afhandeling van een
    Kwestie. Dit gebeurt slechts onder voorwaarde van expliciete toestemming van de Betrokkene.
39. Aan personen en/of instanties buiten de Stichting NFG worden slechts Persoonsgegevens over
    het Object verstrekt, voor zover dat relevant is in het kader van de afhandeling van een Kwestie
    dan wel de signalering. De Gebruiker c.q. Beheerder dragen er zorg voor dat het Object over die
    gegevensverstrekking schriftelijk wordt geïnformeerd.
40. Verstrekking van gegevens aan externen vindt alleen plaats in het kader van de in artikel 3
    genoemde doelen van de registratie.
41. Een Geregistreerde behoort door de Beheerder desgevraagd te worden ingelicht over
    eventuele verstrekkingen van zijn Persoonsgegevens aan derden.
    13.BEVEILIGING EN VERNIETIGING
42. De Beheerder c.q. het bestuur van de Stichting NFG draagt zorg voor de naleving van de wet en
    het reglement en treft daartoe voorzieningen van technische en organisatorische aard ter
    beveiliging van de gegevens tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming,
    wijziging of verstrekking daarvan.
43. Indien een Geregistreerde daartoe schriftelijk om verzoekt, vernietigt de Beheerder de
    Persoonsgegevens die op de Geregistreerde betrekking hebben tenzij dit in strijd is met een
    wettelijk voorschrift dan wel moet worden aangenomen dat het bewaren van deze gegevens van
    aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker. Het recht van vernietiging geldt
    eveneens niet voor niet meer tot de persoon herleidbare gegevens.
44. De Beheerder bericht de verzoeker binnen drie maanden na ontvangst van het schriftelijk
    verzoek of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering van het verzoek is met
    redenen omkleed. Gaat de Beheerder over tot vernietiging van de Persoonsgegevens, dan dient
    dit zodanig te gebeuren dat reconstructie van deze gegevens op generlei wijze mogelijk is.
45. RECHT OP INFORMATIE OVER HET PRIVACYREGLEMENT
46. Het privacyreglement is te vinden op de website van de Stichting NFG.
47. Een kopie van het privacyreglement is ook te verkrijgen bij de Stichting NFG: info@de-nfg.nl.
48. De kopie kan – indien gewenst op papier – tegen kostprijs (kopie- en verzendkosten) ter
    beschikking gesteld.
    15.KLACHTEN
49. Indien de Geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet of onvoldoende
    worden nageleefd dan wel indien de Geregistreerde andere redenen heeft tot klagen ten aanzien
    van de registratie en de omgang met verwerkte gegevens, wendt hij zich tot de Beheerder. Deze
    dient zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen een termijn van ten hoogste vier weken (inhoudelijk)
    op de klacht te reageren.
    Reglement Privcay NFG v0.01 2017 7
50. Ontvangt de Geregistreerde met een klacht over de registratie geen reactie of voldoet deze
    reactie zijns inziens niet, dan kan hij zich wenden tot het bestuur van de Stichting NFG. Dit
    gebeurt bij voorkeur schriftelijk. Wat betreft de reactie van het bestuur van de Stichting NFG
    geldt eveneens de maximale termijn van vier weken.
51. Tevens kan de Geregistreerde zich met zijn klacht wenden tot het College bescherming
    persoonsgegevens dat een onderzoek kan instellen of de wijze van gegevensverwerking door de
    houder in overeenstemming is met de Wet bescherming Persoonsgegevens.
52. De Geregistreerde heeft altijd het recht om zich direct te wenden tot een rechterlijke instantie.
    16.INWERKINGTREDING
53. Dit privacyreglement is per 1 februari 2017 in werking getreden.
54. Eventuele wijziging aan het reglement is voorbehouden aan het bestuur van de Stichting NFG.
    Het bestuur van de Stichting NFG draagt zorg voor toevoeging van de wijziging aan reeds
    circulerende versies van het reglement en informeert belanghebbenden over deze wijziging.
    Daaronder is ook te vatten: melding van de wijziging bij het College bescherming
    persoonsgegevens.
    Reglement Privcay NFG v0.01 2017 8
    Bijlage A: Overzicht van ten hoogste te registreren gegevens in de Persoonsverwerking
    Gegevens Registerlid

• NFG registratienummer
• Achternaam
• Tussenvoegsel
• Voorletters
• Voornaam
• Titel
• Telefoon
• Mobiel
• Email
• Website
• Geboortedatum
• Password
• Straat
• Postcode
• Plaats
• Geboorteplaats
• Medische basiskennis (diploma)
• RBCZ (koepelorganisatie) Licentienr.
• AGB-code
• IBAN Rekeningnr. (IBAN)
• Tenaamstelling Rekeningnr.
• SEPA-machtiging
  Praktijkgegevens
• Praktijknaam
• AGB-praktijkcode
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Telefoon
• Website
• Provincie
• Beroepstitel
  Diverse gegevens
• Alle emails die door registerlid aan Stichting NFG zijn verzonden
• Opgenomen telefoongesprekken waarbij er een contract is gesloten.
• Opgenomen telefoongesprekken als bron om een verbatim uit te schrijven bij bijvoorbeeld een
  klacht of geschil.
• Opgenomen telefoongesprekken waarbij door het Registerlid mogelijkerwijs strafbare
  uitspraken zijn gedaan (bedreigingen etc.)
  Reglement Privcay NFG v0.01 2017 9
  Documcenten
• KvK
• Pasfoto
• 2 referenties
• Kopie ID kaart
• Verklaring omtrent Gedrag
• Kopieën certificaten/diploma’s
  VISITATIE
  Diverse gegevens die verzameld worden tijdens